Архів

[Мячик]

Ну, а дальше возимся с каталогом так же, как если бы он изначально был создан в Excel.

[Мячик]

Что можно делать с каталогом в Excel

1. Закрепление заголовка

Зачем. Затем что каталог обычно длинный, намного длиннее экрана. И когда мы прокручиваем список, заголовок таблицы уезжает куда-то вверх. Хорошо, если перепутать колонки трудно - название с описанием спутать трудно. А если предусмотрены колонки для дат? Посадка листа, отсаживание деток, перевалка, пересадка, вторая пересадка - мало ли какая у кого фантазия, люди используют каталоги для самых разных фиалочных целей. А это уже пять колонок дат, можно и спутать, где какая, если названия не видно.
Поэтому делаем следующее - прикрепляем шапку таблицы.

[Мячик]

После этого на экране будут прокручиваться только строки сортов, заголовок таблицы останется на экране все время.
Аналогично можно закрепить первый столбец, если таблица широкая и названия сортов уезжают при прокрутке за границы экрана.

2. Автоматическая вставка текущей даты

Очень рекомендую, значительно экономит время и нервы
Выделить ячейку и нажать комбинацию клавиш CTRL+Ж .
Во-первых, быстро. Точнее, моментально.
Во-вторых - единообразно.
В третьих - если у вас даты все в таком виде, Эксель может потом даже посчитать, сколько дней-месяцев прошло между датами. Но это вещь необязательная и требующая определенных навыков.

[Мячик]

3. Фильтрация

Отбор и сортировка строк - это, собственно, и есть то, из-за чего каталог делается в Excel'e, а не в Word'e.
Выделяем столбцы каталога и выполняем команду "Фильтр".
Можно и не выделять, Excel скорее всего и сам определит границы данных, но лично мне так спокойнее.

[Мячик]

После применения фильтра в уголках ячеек заголовка появляются кнопочки, в которых собраны команды сортировки и отбора строк по заданным критериям.

[Мячик]

Если какая-то кнопка была задействована, на ней появляется соответствующий значок.

4. Сортировка.

Чтобы рассортировать записи по нескольким колонкам, нужно рассортировать несколько раз.
Например, чтобы рассортировать отдельно стандарты, мини и трейлеры так, чтобы в каждом "разделе" названия шли по алфавиту, нужно сначала выполнить сортировку по столбцу "Название", а затем по колонке "Тип".

[Мячик]

Подготовка каталога к печати.

В Экселе внешний вид будущей распечатанной страницы не так очевиден, как в Ворде. Её просто не видно. Поэтому нужно проделать несколько шагов.

1. Задаем область печати. Но это требуется только в том случае, если на печать выводятся не все колонки.
Если печатаем часть каталога, то предварительно выделяем нужные столбцы.
Если каталог отправляется на печать целиком, ничего выделять не надо.

[Мячик]

2.Просматриваем каталог в том виде, в котором он будет распечатан. Оказывается, каталог шире страницы и не все помещается. И совсем нет сетки таблицы, один текст.

Включаем отображение полей и регулируем ширину столбцов. Попутно уменьшаем широченные поля, заданные по умолчанию.

[Мячик]

В результате весь каталог умещается на ширину страницы.

[Мячик]

Закрываем окно просмотра перед печатью и добавляем границы ячеек.

[Мячик]

Важно!
После изменения ширины столбцов может оказаться, что часть текста съедена, скрыта, не отображается.

[Мячик]

Чтобы исправить положение:
а) выделяем весь лист, щелкнув на пересечении заголовков строк и столбцов
б) двойной щелчок на границе заголовков строк устанавливает оптимальную высоту каждой строки, так, что поместится весь текст.

[Мячик]

3. Оформляем колонтитулы.

"Колонти́тул (фр. colonne — столбец и лат. titulus — надпись, заголовок), заголовочные данные (название произведения, части, главы, параграфа и т. п.), помещаемые над или под текстом на нескольких или на всех страницах книги, газеты, журнала или другого многостраничного издания. Различаются верхний и нижний колонтитулы." (Вики).

Оформить колонтитулы нужно хотя бы для того, чтобы пронумеровать страницы, их иногда бывает очень много.
Или чтобы самому было понятно, первой или второй свежести эта распечатка.
Или чтобы человек, который получил по почте или просто взял в руки каталог, знал, что каталог ваш и как с вами связаться.

Делается это в окне предварительного просмотра, "параметры страницы", вкладка "Колонтитулы".

[Мячик]

Пример оформления верхнего колонтитула каталога.

[Мячик]

Нижний колонтитул.